I regel tar det ungefär 50 timmar att rekrytera en person idag, och om du har otur – över hundra timmar. Men vad är det som brukar dra ut på tiden i en rekryteringsprocess, och hur kan man dra ner på kostnaderna?
Time is money, vilket innebär att tiden du lägger på en rekrytering i slutändan också blir kostnaden för den. Tiden det tar att rekrytera beror så klart på flera olika faktorer, men vi har listat de vanligaste delarna i rekryteringsprocessen och hur lång tid varje del tar:
Kravspecifikation = 3h
Att ta fram en kravprofil brukar många tycka är ett lätt uppdrag, iallafall när det kommer till att lista sin drömkandidat. Det resulterar dock oftast i att fel ansökningar kommer in, eller inga alls. Var noga med att vara realistisk i kravprofilen och försök att inte måla upp en drömperson, för den finns inte!
Skriva annons och annonsera = 6h
Det här är en del som många dessvärre slarvar med. Men kom ihåg, en slarvigt presenterad annons kommer förmodligen också leda till att fel kandidater söker sig till er eller att det uppstår en viss förvirring kring vad tjänsten går ut på. Så var tydliga med vad ni söker, vad rollen går ut på och vad som förväntas.
Kostnaden för den här delen beror på hur många timmar det tar för dig eller dina anställda att formulera annonsen samt om du väljer att betala för att annonsera. Eftersom det är svårt att hitta rätt kandidater idag brukar de flesta välja betald annonsering. Beroende på hur svår tjänsten är att tillsätta kan det variera, men du kan räkna med att åtminstone behöva lägga 15 000 kronor på en annons.
Gå igenom CV:n och besvara frågor = 25h
Att besvara och göra urval bland alla ansökningar tar mycket tid. Beroende på tjänst och företag kan det komma in över hundratals ansökningar. Dessutom kommer många som ansöker dels att ha frågor om tjänsten, samt vilja kontakta dig för att se hur de ligger till i ansökningsprocessen.
Boka in och ha telefonintervju och intervjuer = 30h
Att boka in intervju, förbereda inför intervjun och utföra intervjun tar även det väldigt mycket av din tid. En bra måttstock kan vara att välja ut ett antal kandidater som du börjar med, så att inte urvalet blir för stort.
Search = 6h
Det går att lägga hur mycket tid som helst på search, men för att det inte ska springa iväg för mycket tid behöver du sätta en maxtid på hur mycket tid du får lägga.
Kontrollera referenser = 6h
Många skippar det här steget men vi rekommenderar att du åtminstone kollar referenser på dina två eller tre slutkandidater.
Intervju slutkandidater + avtalsskrivning = 14h
Den sista och slutgiltiga intervjun med dina två sista kandidater är viktig för att du ska välja rätt. Den måste få ta den tiden den tar.
Arbets- och personlighetstester och presentation = 5h
Det här är ingen nödvändig del i alla rekryteringsprocesser utan det beror på vad för typ av tjänst du behöver rekrytera till. Själva testet tar inte tid för dig, det är att gå igenom och presentera resultatet av testet för kandidaten som tar tid.
Den här delen i processen går utmärkt att outsourca om du inte har tillräckligt med tid.
Summa: 100 h
Förbereda och skapa onboardingprocess = 35h
Avslutningsvis har vi onboardingen som många tycks missa när de beräknar kostnaden för en rekrytering. Här kan det handla om mängder av timmar som flera personer inom företaget lägger på att få den nya medarbetaren att komma in i sin nya roll. Det kan även krävas interna kurser för att den nyanställda ska kunna göra sitt jobb.
Några tips på vägen
Se över om det finns någon av de här delarna där du kan dra ner på tiden. Kanske kan du dra ner på antalet kandidater, försöka effektivisera arbetsintervjuerna eller sätta upp ordentliga rutiner för onboarding så att den nyanställda kommer snabbare in i sina nya arbetsuppgifter.
Kommer du fram till att det kommer att bli för kostsamt eller att du faktiskt inte alls kommer att ha tiden som krävs för att rekrytera själv så finns det hjälp att få. Vill du ha hjälp av oss på Poolia så kan vi hjälpa dig inom en rad olika affärsområden. Dessutom kan du få hjälp med enbart vissa delar av rekryteringsprocessen, om du exempelvis gärna sköter arbetsintervjuer och liknande själv men skulle vilja ha hjälp att formulera en behovsanalys.
