Foto: Whippy AB
I samband med covid-19 har det blivit tydligt att det finns ett stort behov av digitala onboardinglösningar men att alla inte lyckats hitta de rätta verktygen. Vi på Poolia fick glädjen att ställa några snabba frågor till Paulin Larsen Berglöf, grundare av Whippy, som hjälper organisationer att förbättra onboardingprocesser för nya medarbetare och deras närmsta chef.
– Vår spaning visar att organisationer redan innan covid-19 började uppleva att det tog tid att få nya medarbetare integrerade, att upplevelsen bland de nyanställda inte var tillräckligt bra och att det var vanligt med kostsamma, tidiga avhopp. Det fanns en önskan om en effektivare och mer automatiserad process. Med anledning av detta hade många på sin agenda att digitalisera sin onboarding. Covid-19 gjorde dock att flera organisationer, framförallt tillväxtbolag, fick lite extra bråttom att göra det.
– Se det som en resa för både den anställda och dess närmsta chef som sker i synk uppdelat i olika faser. Den digitala processen är skapad för att löpa över en längre tid. Istället för inläsning av långa dokument vid starten portioneras informationen ut i mindre delar genom ett antal lättillgängliga utskick som når medarbetaren och dess chef vid lämpliga tillfällen. I de olika faserna sker interaktioner mellan medarbetaren och chefen. Under slutfasen finns möjlighet att låta en virtuell coach ta över för att säkra att medarbetaren fortsätter med reflektionsövningar under hela första året. På detta sätt optimeras lärandet.
– För dig som arbetsgivare: Investera i den nya medarbetaren genom att avsätta tid för dialog. Fråga om medarbetarens förväntansbild och upplevelse stämmer överens. Ha hellre korta möten ofta än långa möten sällan. Ge feedback och uppskattning dagligen under de första veckorna. Ta varje chans att introducera den nya medarbetaren för teamet. Skapa en plan tillsammans med den nya medarbetaren där ni går igenom hur framtiden ser ut och vilka utvecklingsmöjligheter det finns inom organisationen, säger Paulin och fortsätter:
– För dig som medarbetare: Din inställning är avgörande för en lyckad onboarding. Visa att du engagerar dig genom att ha ett nyfiket och utforskande förhållningssätt. Ta ansvar för att lära dig saker, lyssna och våga ställ frågor. Sök efter kunskap och information. Se också till att skapa nya kontakter och bygga relationer internt.
– Jag tror att fler och fler kommer digitalisera sin onboardingprocess den närmsta tiden och att vi får se många kreativa lösningar skapas. Jag tror också att det kommer flyttas från HR-avdelningens bord till att omfatta hela organisationens prioritering. Jag ser framför mig att vi är på väg mot en mer omfattande onboarding. Istället för nödvändigheter som dator och inlogg tillsammans med ett schema för första veckan kommer vi låta onboardingen spänna över längre tid och även omfatta integrering avseende företagskultur och utveckling.
- Dessutom tror jag fler kommer börja mäta och följa upp sin onboarding. Min förhoppning bortom pandemin är att vi ska använda det bästa från den digitala världen tillsammans med det bästa från den analoga, som att genomföra fysiska möten där det passar bäst för att bygga relationer, avslutar Paulin.
