Att ha rätt medarbetare på plats är en avgörande faktor för dagens arbetsgivare, samtidigt som konkurrensen om de riktigt duktiga hårdnar. Att hitta rätt person kräver förståelse, engagemang, tid och kunskap. Eftersom vi är en av de ledande aktörerna inom rekrytering vill vi dela med oss av hur en rekryteringsprocess sett ut om Poolia höll i den – allt för att du ska få den experthjälp som krävs!
1. Första kontakt
På Poolia har vi fem affärsområden inom rekrytering. Det första som händer är alltid att din förfrågan skickas till rätt avdelning – den med mest expertis på just den typen av rekrytering som ni kräver. Eftersom i princip alla av våra rekryteringsspecialister också har erfarenhet från olika marknader ser vi alltid till att en person med rätt erfarenhet får uppdraget. Någon som är väl insatt i terminologin, behoven, utvecklingen och vad rollen innebär.
2. Uppstartsmöte
För ett första möte besöker vi alltid ert kontor så att vi kan få en ordentlig förståelse för företagskulturen. En rekrytering kan se ut på olika sätt beroende på vad som behövs; snabba förfrågningar behöver ofta snabba bemanningslösningar, medan ett långsiktigt behov kräver extra noggranna processer.
Under detta möte går vi igenom hur rekryteringen ska se ut, och hur engagerade ni själva vill vara i arbetet – vissa vill vara väldigt delaktiga medan andra inte alls vill det.
3. Kravprofil
Varje rekrytering utgår från en behovsanalys baserad på förutsättningar och önskemål. Ingen arbetsplats är den andra lik – olika branscher behöver oftast olika sorters kompetens, kunskap och medarbetare. Vi gör allt för att lyssna in vad ni behöver samtidigt som vi oftast också kan hjälpa er utöka kravprofilen. Eftersom vi har både erfarenhet av och översikt över marknad och trender kan vi oftast ge konkreta råd om egenskaper eller erfarenheter som kommer behövas längre fram.
En kravprofil handlar främst om att tydligt definiera vilken kompetens som efterfrågas. På så sätt kan du sedan ha denna definition i åtanke genom hela rekryteringen – från behovsanalysen, via urvalsarbetet med intervjuer och referenstagning fram till den slutliga utvärderingen – utan att bli distraherad av andra faktorer.
I vissa fall är det en specifik person som företaget önskar att ersätta– du kanske letar letar efter en ”ny Anna”. Då kollar vi vad det är som gör Anna så framgångsrik i sitt arbete, och hur vi kan definiera det i en kravprofil.
4. Annonsering
Marknadskommunikation kan se ut på många olika sätt. Det naturliga valet i en rekryteringsprocess är att publicera en platsannons i några olika, väl utvalda kanaler och sedan hoppas på att så många med så rätt profil som möjligt uppmärksammar annonsen och skickar in sitt CV.
Vi tror starkt på att också utforska andra vägar. Baserat på en målgruppsanalys ser vi över var just de profilerna kommer finnas – läser de en klassisk dagstidning varje morgon, lägger de upp en profil på jobbsökarsajter eller har de gått med i en jobbsökargrupp på Facebook? Är en klassisk annons verkligen det bästa alternativet eller finns det andra möjligheter, såsom film och rörligt material?
Något vi nyligen introducerat är Poolia Social Media Boost – ett helt nytt verktyg för att få in sökande. Det skapar en unik annonskampanj med flera olika varianter som sedan med hjälp av algoritmer hittar – och fångar in – ännu fler matchande profiler. Eftersom det bara är drygt 21% som aktivt söker jobb, använder vi PSMB för att nå de 59% som kan tänka sig byta jobb om rätt möjlighet dyker upp. Eftersom de bästa kandidaterna oftast redan har jobb, är det ytterst viktigt att nå denna grupp!
Oftast börjar det vid det här laget att rulla in ansökningar. Om du förmodan inte får in rätt profiler utökar vi med intern databassökning och LinkedIn – i vissa fall används även search för att hitta exempelvis kandidater som arbetar åt ett konkurrerande företag idag.
5. Intervju, referenser och bedömning
När ansökningarna kommit in så bedöms och rankas de utifrån kravprofilen. Alla godkända kandidater kontaktas sedan för en telefonintervju. Under telefonintervjun tittar vi på framförallt på sådant som social kompetens och EQ. Efter en telefonintervju får alla sökande göra ett personlighetstest – och för vissa tjänster läggs även mer djupgående screening-tester till.
När både telefonintervju och personlighetstester genomförts går de bästa kandidaterna vidare till djupintervjuer. Då är det kompetenserna som granskas mer genomgående, och urval görs för att se vilka som kommer presenteras för kund. Här kontaktar vi även kandidatens referenser – alltid minst två stycken. Sedan får ni en sammanfattning av varje sökande med information om varför de passar för rollen och vilka styrkor eller potential de har. Med andra ord: varför de blivit valda.
6. Uppföljning
Eftersom vi alltid erbjuder en rekryteringsgaranti är uppföljning och fortsatt kontakt med både dig som kund och kandidaten en självklarhet. Slutligen – för att se till vad det finns för förbättringsmöjligheter i vår process – skickar vi alltid ut en kundutvärdering.
Som tidigare nämnt krävs det förståelse, engagemang, tid och kunskap för att hitta – och anställa – rätt person. Det är ett enormt jobb, men vi hoppas denna genomgång av hur vi jobbar gett både inspiration och motivation till hur ni själva kan börja förbättra era processer – och nå den passiva gruppen!